Павел Холявкин

Хронометраж. Отчет за декабрь 2011

Время — самый важный и ценный ресурс.

Я провел эксперимент с логированием своего времени, да он мне так понравился, что решил продолжить. Я записывал все действия в течение декабря, и 1ого января провел большой анализ (читать ниже), сейчас я делаю анализ каждую неделю.

Что такое хронометраж?

Хронометраж — отслеживание и последующий анализ своих действий в течение дня для повышения эффективности. Хронометраж состоит из 3 этапов.
0. Зачем?
1. Как делать?
2. Как анализировать?

0. Зачем нужен хронометраж времени?

1. Выработать чувство времени в каждом действии, состоянии потока, если хотите, быть здесь и сейчас. Выработать чувство осознанности и фокусировки на одном конкретом действии.
• Всегда должна быть одна однозначная цель за каждым действием, на чем больше всего концентрируешься при действии? Одно событие в один промежуток времени. Если едишь в транспорте и читаешь книжку, значит читаешь книжку. Если кушаешь и смотришь телек, значит смотришь телек. Записываешь то, чем занималось твое сознание, а не тело. Поэтому так важно быть в моменте быть в осознанности.
2. Что я хочу получить в результате? Ради чего я это делаю?
• Каждый раз, когда занимаешься какой-то активностью, ты думаешь о том, что хочешь получить в итоге, ярко представляешь, как будет выглядеть конечный результат. Проясненные желаемые результаты по каждому действию — основной компонент достижения любой цели, без этого никак.
3. Не важные дела — исключить. При анализе: нужно ли мне вообще это действие?
4. Может ли это сделать кто-то другой, тем самым освободив мое время?
5. Инвентаризация времени. Понять куда тратиться время, чтобы уменьшить эти поглотители.
   

   Как бы хорошо ни был организован рабочий процесс, резервы есть всегда. — Г. Архангельский.

6. Хочешь управлять – измерь. Если хочется улучшить свои показатели в эффективности. Как правило, можно добиваться тех же результатов, прикладывая значительно меньшие усилия.
7. Когда хочется успеть сделать кучу целей (или просто одну сверхцель) до определенного срока, а времени кажется не хватает.
8. Научиться оценивать возможные затраты по времени на текущие действия  (особенно в сочетании с техникой time-boxing) и проекты, чтобы планировать свое будущее.
9. Понять свои ценности, через действия которые делаешь.

1. Как вести хронометраж?

В зависимости от требуемой детализации и желании разобраться со своим временем, можно делать записи своих активностей с точностью до секунды/минуты/5минут/10минут/15минут. Чем крупнее интервал, тем проще и быстрее встроить это в свой рабочий процесс. Чем мельче – тем точнее последующий анализ.

Архангельский рекомендует провести хронометраж в течение 3-4 недель, и в последующем — раз в квартал 1-2 недели. Я раз в несколько лет возвращаюсь к хронометражу и пробую новые способы.

Инструменты для хронометража.

Я перепробовал разные способы, и скажу что некоторые из них достойны внимания.

Самый удобный способ для меня сейчас – это программа на iPhone aTimeLogger (кстати пока бесплатная), которая как раз позволяет иметь достаточно большую точность детализации, при этом порог внедрения в жизнь достаточно низкий. Также есть возможность экспортировать данные на компьютер. Плюс удачная реализация разбития действий на категорий, т.е. предлагается выбрать категорию до начала логирования интервала, что значительно облегчало задачу в последующем при анализе. Ну и последнее, самое большое преимущество: это наличие всегда под рукой телефона.

Другой вариант, это табличка в экселе или гугл-экселе. Каждый 5/10/15 минут записывать активность, в конце дня — анализ. Или такая же табличка, но в блокнотике. Я с такой и начинал.

Для Windows пользователей – программа Мишы Субоча LazyCure.

Для мака ничего достойного не нашел.

2. Как анализировать отчеты по хронометражу?

Анализ можно проводить раз в день/неделю/месяц. Контрольный список вопросов.

• Какое кол-во (или %) времени я трачу на долгосрочные приоритетные проекты?
• Какое кол-во времени я трачу на задачи, которые в принципе мог бы делегировать, но почему-то делаю сам? (классический Тайм-Менеджмент рекомендует чтобы эта цифра была не более 10%)
• Какой процент времени я трачу на поглотители времени (не срочные и не важные дела)?
• Сколько времени я нахожусь в разных квадрантах активности (по Кови): срочные-важные (I), несрочные-важные (II), срочные-неважные (III), несрочные-неважные (IV)?
• Какие 20% действий принесли 80% результата (по принципу Паретто)?
• На что уходит 80% времени и приносит лишь 20% результата?

Анализ отчета по хронометражу

Анализ и выводы — пожалуй самая вкусная часть всего этого процесса.

Всего часов в декабре было 744, из них учтено и залогировано 713, т.е. 95% от всего месяца, что довольно хорошо, для первого раза и вообще. Погрешность плюс-минус 2 минуты, поэтому в общем ситуация приближена к реальной. В остальные 5 процентов входит переключение между задачами и прочее, когда не успевал учесть что-то.

На сон ушло 247 часов (33% от всего месяца). Треть жизни в кровати?;) Думаю это показатель можно уменьшить и я его уже уменьшил.

Остальные категории буду считать с вычетом времени сна, чтобы посчитать насколько я эффективен в процессе дня, т.е. все время бодроствования 744-247=496ч возьмем за 100%.

На своботу — 60 часов (12%) и 82ч — на эффективность (17%). Две категории, которые могут максимально меня приблизить к моим финансовым целям. Так как категории достаточно большие, я решил их разбить на подкатегории в следующем месяце. И следующий анализ сделать раньше чем через месяц — неделя самый оптимальный срок (не слишком часто, и возможность вносить корректировки быстрее).

На английский — 71 час (14%). В принципе хорошо, но если хочется быстрее освоить, стоит больше внимания этому уделять. Особенно разговорному (21ч-4,3%)

Шпагатом занимался 40 часов (8,2%), из них только 17,5ч (3,5%) — непосредственно растяжки. Надо больше.

Самая большая категория Эффективность (82ч). Тут нужно расписать. Сюда включено все, что связано с планированием любых целей, планированием будущего, А также увеличение продуктивности: ГТД — разбор с делами, проектами, целями; обучение: НЛП — разбор с состояниями, моделирование, коммуникационные улучшения; логирование и т.д. Решил, что лучше разделить на подкатегории, а что-то вынести в другие (например все что связанно с целями по спорту в категорию спорт, по деньгам — в категорию свобота. С вычетом этих категорий остается 57ч (11,6%). Все равно как-то много, попробуем еще детализировать:

• NLP — 12ч (2,4%)
• GTD (plan, inboxes, things) — 26ч (5,3%)
• Robbins — 9ч (1,8%)
• хронометраж — 1.69ч

Стоит уделять поменьше времени эффективности и побольше вышеперечисленным категориям: английский, свобота, шпагат.

Из прикольного, комментарий к действию: Planning yesterday. Самому стало интересно, как это я так:)

Остальные категории были настолько мелкими, что решил их объединить. Чем больше категория — тем большей детализации она требует, чем меньше — тем меньше:)

На следующий месяц поменял категории:

Объединил некоторые категории в одну:

• «sleep»: сон, любое положение лежа.
• «life»: еда, умывашки, туалет, одевашки.
• «road»: транспорт, иду пешком, переодевашки.
• «social»: общение, соц.сети.
• «home+bank+shopping»: бухгалтерия, поход в банк, магазин, домашние дела.
• «entertainment» непонятно какое чтение (не привязанное к текущим целям), просмотр фильма, джакуззи.
• «other» — то, что не подпадает не под одну категорию (как правило небольшие цели, или новые цели). Если много по одной цели — можно быстро создать на нее отдельную категорию и перенести все действия туда.

Категории преобразовал в группы. И начал разделять эти группы на категории:

• Деньги: plan, svobota, study how.
  Тут еще можно разделять, но для начала больше этим заниматься начать.
• Английский:
• разговор (speak)
• просмотр аудио/видео (av)
• обучение/моделирование (study)
• чтение/письмо (rw)
• шпагат разделить на обучение, тренировки, отчеты, warmup (сюда же пока abs)
• Эффективность:
• reports — любые отчеты, не попавшие в другие категории, и все что связанно с логированием
• gtd — inboxes, sorts, things, today
• study — получение новых знаний/навыков
• plan/future — планирование/будущее, plan, он же goals, mission

Важно! Всегда писать, что делал (читал, писал, говорил, слушал, планировал и т.д.), если об этом явно не указано в названии категории, чтобы потом было проще при анализе.

Заключение

По сути, каждая группа — это цель. Т.е. группы и категории, меняются после достижения текущих и постановки новых целей. Также мы по разному объединяем и сортируем информацию (особенности работы мозга). По этим двум причинам у каждого, категории будут свои.

Для меня, одной из самых интересных задач, которые я перед собой ставил, когда начал заниматься хронометражом, это разобраться в своих ценностях, и чем мне вообще заниматься по жизни. Я чувствую, что у меня уже вырисовывается четкая картина моего будущего, точнее я ее сам вырисовываю, прописывая те, категории, которыми я собираюсь заниматься (заданные в программе категории). И все, что не подпадает под одну из созданных категорий проходит дополнительный отбор по вопросам: Зачем это мне? Что в итоге хочется получить?

Что позволяет сконцентрироваться на задуманном и увеличить свою эффективность в достижении целей в десятки раз.

Прошло 5 лет, с тех пор как я впервые узнал об этой технике и прежде, чем я пришел к тому, что имею сейчас, постепенно выделяя те вещи которые для меня важны в этом мире, я сформулировал те цели, которые у меня есть сейчас и те ценности, на которые опираются эти цели. И хронометраж мне в этом очень помог.

А какой опыт хронометража есть у тебя, уважаемый читатель?

Доп.материалы по теме.

• Архангельский «Тайм-драйв». Глава 8. Поглотители времени.
• Тим Феррис «4-х часовая рабочая неделя». Про принцип Паретто.
• Стивен Кови «7 навыков высокоэффективных людей». Глава «Навык 3. Главное внимание – главным вещам».